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In quest’articolo ti mostriamo come gestire all’interno di UTOPIA il catalogo dei soggetti coinvolti nel trattamento dei dati personali che possono assumere il ruolo di responsabile, sub-responsabile, contitolare e titolare del trattamento.
Una prima distinzione da tenere presente riguarda la presenza di due cataloghi: il catalogo dei soggetti e il catalogo delle relazioni. Scopriamone insieme le differenze e il loro utilizzo.
Il catalogo dei soggetti
Il catalogo dei soggetti è l’elenco in cui visualizzare tutti i soggetti che operano nel dominio e dove vedere che tipo di relazioni hanno con le diverse organizzazioni del dominio.
Per inserire un nuovo soggetto accedi al menù Organizzazioni e seleziona la tab Soggetti in alto a destra. Dopo aver cliccato il pulsante (+) compila il modulo con le informazioni richieste e salva cliccando l'icona in alto a destra.
Puoi anche inserire uno o più soggetti tramite un tracciato di importazione. Per farlo, dopo aver cliccato il pulsante (+), seleziona “Importa da file” e accedi alla procedura di importazione così strutturata:
download del modello di file CSV con il pulsante “Scarica modello”;
compilazione del modello;
caricamento del modello compilato indicando il percorso del file all’interno del proprio PC.
All’interno della scheda del soggetto troverai le seguenti sezioni:
Generali: contiene le informazioni generali del soggetto
Relazioni e Visibilità: in questa sezione indichi quali relazioni ha il soggetto con le organizzazioni presenti all’interno del dominio. Ti basta aggiungere l’organizzazione e cliccare il pulsante a forma di matita, indicare, abilitando i rispettivi flag, se il soggetto opera in qualità di titolare, contitolare, responsabile o sub-responsabile. Da qui regoli se necessario la visibilità del soggetto scegliendo tra “pubblica”, oppure “limitata” se invece vuoi che il soggetto abbia relazioni solo con le organizzazioni specificate.
Trattamenti: in questa tab sono riportati tutti i trattamenti, differenziati in base al ruolo, in cui il soggetto opera. Questa sezione viene alimentata automaticamente da UTOPIA sulla base delle informazioni contenute nella sezione Registri.
DPO: contiene i dati di contatto del DPO, se presente, oltre che i dati di contatto per la notifica delle violazioni
Asset: in questa sezione inserisci tutti gli asset utilizzati dal soggetto. Da qui scegli se abilitare l’asset e utilizzarlo in tutte le organizzazioni visibili dove il soggetto ha una relazione.
Misure: in questa sezione inserisci tutte le misure tecniche e organizzative che riguardano il soggetto, scegli tra quelle già presenti a catalogo oppure aggiungine di nuove.
Il catalogo delle relazioni
Il catalogo delle relazioni viene utilizzato per visualizzare tutti i soggetti che hanno un ruolo specifico all’interno di una determinata organizzazione.
Per accedere a questo catalogo, seleziona un’organizzazione e clicca su relazioni. Per inserire un soggetto clicca il pulsante (+), crealo da zero oppure sceglilo tra i soggetti od organizzazioni già inseriti in UTOPIA.
Vediamo ora cosa contengono le singole sezioni:
Generali: contiene le informazioni generali del soggetto e da qui indichi quale ruolo/i tra contitolare, titolare, responsabile o sub-responsabile svolge il soggetto all’interno dell’organizzazione, abilitando i rispettivi selettori.
Asset: contiene la lista degli asset utilizzati dal soggetto. Questa sezione viene alimentata automaticamente da UTOPIA in base alle informazioni sugli asset del soggetto presenti all’interno del catalogo dei soggetti nella tab Asset.
Misure: da qui inserisci tutte le misure tecniche e organizzative che riguardano il soggetto, sceglile tra quelle già presenti a catalogo oppure aggiungine di nuove.
Trattamenti: contiene l’elenco dei trattamenti in cui è coinvolto il soggetto, differenziati a seconda che siano svolti in qualità di titolare, responsabile, sub-responsabile.
Dpo: contiene i dati di contatto del Dpo, se presente, oltre che i dati di contatto per la notifica delle violazioni.
Contratti: in questa sezione UTOPIA ti permette di generare i contratti di designazione suddivisi per ciascun ruolo. Inserisci e allega i contratti e monitora le relative scadenze.
Connessioni: questa sezione viene alimentata automaticamente da UTOPIA sulla base del ruolo e dei rapporti che il soggetto possiede con gli altri soggetti all’interno dell’organizzazione nei diversi trattamenti.
Allegati: contiene eventuali allegati in qualsiasi formato
