Importazione dati

All’interno di UTOPIA è possibile caricare massivamente diverse tipologie di informazioni.

La procedura di importazione tramite tracciato ti consente di risparmiare tempo durante la fase iniziale di caricamento dei dati.

Ecco quali sono i dati che puoi importare tramite un tracciato dedicato:

• Organizzazioni
• Autorizzati al trattamento
• Responsabili del trattamento
• Asset
• Elementi di organigramma
  

Vorresti importare tramite tracciato anche altre informazioni? Scrivici una mail a [email protected] e saremo felici di ascoltare le tue richieste.

Procedura di importazione in 4 semplici passi

Per effettuare il corretto caricamento dei dati all’interno di UTOPIA ti basta seguire questi quattro semplici passaggi:

1. Scarica il modello di tracciato in base ai dati che vuoi importare
2. Compila il modello  consultando la documentazione dedicata
3. Importa i dati caricando il tuo modello compilato 
4. Consulta il riepilogo per avere l’esito della procedura di importazione
   

Dove scaricare i modelli per l’importazione

In base al tipo di dati che vuoi importare hai a disposizione diverse tipologie di modelli da scaricare.

Ecco dove trovare i modelli di tracciato per l’importazione dei dati all’interno di UTOPIA:

1. Organizzazioni - il tracciato per importare i dati dell’organizzazione lo trovi all’interno dell’elenco delle organizzazioni cliccando il pulsante + e poi Importa.
2. Relazioni dei soggetti coinvolti nel trattamento dei dati personali (catalogo interno)- il tracciato per l’importazione dei soggetti lo trovi all’interno della sezione Organizzazioni, seleziona l’organizzazione interessata e alla voce Relazioni, clicca il pulsante + in alto a destra ed infine Importa.
3. Soggetti coinvolti nel trattamento dei dati personali (catalogo esterno)- il tracciato per l’importazione dei soggetti lo trovi all’interno della sezione Organizzazioni, seleziona in alto a destra la voce Soggetti, clicca poi il pulsante + in alto a destra ed infine Importa.
4. Autorizzati - il tracciato di importazione degli autorizzati lo trovi all’interno della sezione Organizzazioni alla voce Organigramma cambiando la tipologia di vista con il pulsante in alto a sinistra per vedere l’elenco degli autorizzati anziché quello degli elementi di organigramma.
5. Asset - il tracciato di importazione degli asset lo trovi  all’interno della sezione Organizzazioni alla voce Asset cliccando il pulsante + in alto a destra e poi Importa.

Elementi di organigramma - il tracciato di importazione degli autorizzati lo trovi all’interno della sezione Organizzazioni alla voce Organigramma cliccando il pulsante “+” in alto a destra.

Come compilare il modello di importazione in Excel

Per far sì che l’importazione vada a buon fine è importante compilare correttamente il modello di tracciato.

Una volta effettuato il download del tracciato è molto importante aprirlo correttamente, trattandosi di un file .CSV sarà necessario seguire pochi e semplici passaggi.

Ecco la procedura da seguire su Excel per iniziare a compilare i dati:

• Apri il file con Excel e seleziona la prima colonna;
• Clicca su “Dati” nel menù in alto a sinistra 
• Clicca su “Testo in colonne” a destra nella schermata
  

In questo caso si aprirà una piccola schermata in cui dovrai indicare alcuni parametri:

• Scegli l’opzione Delimitato
• Clicca Avanti
• Seleziona “,” (virgola) 
• Clicca su Fine
  

Per aiutarti nella compilazione abbiamo inserito alcune righe di esempio che ti permettono di capire quali sono i campi gestiti dalla procedura di importazione.

Cancella gli esempi e inizia a compilare il tracciato, ricorda, non eliminare le colonne anche se decidi di non compilare quel campo.

Non tutti i dati gestiti dall’importazione sono obbligatori, fai una prova di inserimento su UTOPIA per capire quali sono i campi necessari affinché la procedura vada a buon fine.