La gestione dei titolari

Trattamenti in qualità di responsabile

Le attività di trattamento effettuate da un’organizzazione si suddividono in due macro categorie e da questa divisione nasce l’esigenza di tenuta di due differenti tipologie di registri:

• Trattamenti dove l’organizzazione è il titolare del trattamento. Il registro deve contenere l’elenco di tutti questi trattamenti.
• I trattamenti dove l’organizzazione è responsabile del trattamento. Il registro deve contenere l’elenco di tutti questi trattamenti.
  

Nel secondo caso, il registro dovrà indicare tutti i titolari dei trattamenti in cui l’organizzazione assume la figura di responsabile. Per scoprire di più sulla figura del responsabile, leggi il nostro approfondimento.

Nel catalogo delle relazioni interno all’organizzazione, inserisci la lista di tutti i titolari del trattamento in cui l’organizzazione che stai gestendo assume il ruolo di responsabile. Per una più rapida visualizzazione dei titolari, utilizza l’apposito filtro.

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La gestione dei titolari con UTOPIA

Per caricare i titolari in UTOPIA segui queste istruzioni:

• Entra all'interno di un'organizzazione;
• Accedi alla tab Relazioni e clicca sul tasto + per creare un nuovo soggetto e compila la scheda anagrafica (o sceglilo tra i soggetti o le organizzazioni già censite);
• Attiva il selettore sul ruolo Titolare;

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Se la gestione dell’elenco dei titolari risulta difficoltosa, come previsto dalla semplificazione dell’autorità garante puoi semplicemente indicare dove si trova questo elenco direttamente dal trattamento.

Collegamento fra trattamento e titolare

Per collegare uno o più titolari all’interno di un trattamento segui le istruzioni:

• Entra nella sezione “Registri”;
• Seleziona il registro effettuato in qualità di responsabile;
• Seleziona un trattamento e accedi alla tab Titolari
• Scegli tra i titolari esistenti e già censiti all’interno dell’applicazione.

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Se la gestione dell’elenco dei titolari risulta difficoltosa, come previsto dalla semplificazione dell’autorità garante, indica dove si trova questo elenco scegliendo “in altra posizione”.

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Gestione delle nomine da parte del titolare

Per l’archiviazione delle nomine che provengono dal titolare del trattamento quando l’organizzazione opera come responsabile è presente una sezione dedicata in cui caricare i documenti.

Accedi alla tab Relazioni, seleziona il soggetto e clicca su Contratti.

Questa sezione oltre al caricamento del documento di nomina consente anche di indicare la data di creazione e quella di scadenza oltre allo stato della nomina.

Gli stati della nomina sono:

• Documento assente: L’unico stato disponibile quando non è ancora stato caricato nessun documento
• Da verificare: Il documento è stato caricato ma richiede una revisione 
• Presente (responsabile): Il documento è stato caricato ed è stato usato il modello del responsabile.
• Presente (titolare): Il documento è stato caricato ed è stato usato il modello del titolare.
  
  

Per aiutarti nella gestione dei titolari utilizza i filtri che trovi nell’elenco dei titolari in modo da selezionare per esempio tutti i titolari per cui è necessario verificare il documento di nomina.