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Blockquote with link
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Questa funzione, oltre a rappresentare l’azienda, ti aiuta a gestire tutte le persone fisiche coinvolte nei trattamenti di dati personali.
Per costruire l'organigramma clicca il menù Organizzazione, apri un’organizzazione qualsiasi e spostati sulla sezione Organigramma.
Dopo aver creato un singolo elemento come, ad esempio, IT, HR o Sales, compila i campi per il responsabile di funzione e i soggetti autorizzati al trattamento. Per ognuno indica codice fiscale, mail e mansione.
Per gestire l’organigramma aziendale hai a disposizione alcune utili funzionalità:
All’interno di ogni elemento di organigramma hai a disposizione tre diverse schede.
Nella scheda dedicata agli autorizzati inserisci tutte le persone che lavorano in quell’area aziendale, dopo aver indicato i dati anagrafici e la mansione svolta potrai collegare la persona ai trattamenti esistenti.
Da questa scheda, scarichi anche le lettere di autorizzazione per rispettare gli obblighi previsti dalla normativa.
Nella sezione relativa ai Trattamenti visualizzi tutti i trattamenti in cui è coinvolto quell'elemento di organigramma. Per aggiungerne di nuovi entra nella sezione Registri, apri la scheda di un trattamento e dalla sezione Generali scegli fra gli elementi di organigramma dell’organizzazione.
Attraverso il pulsante “Esporta” in alto a destra scarichi i soli trattamenti di quell’elemento.
La scheda dedicata alle procedure contiene tutte quelle in cui quello specifico elemento di organigramma è coinvolto. Per visualizzare le voci in questo elenco entra nella sezione Procedure di un’organizzazione e per ognuna di queste, aggiungi tutti gli elementi coinvolti, in questo modo la procedura comparirà nella lista.
Cliccando “Importa da file” accedi alla procedura di importazione così strutturata:
Ricorda che l'unico campo obbligatorio è la descrizione dell'elemento di organigramma.
Durante la procedura di importazione UTOPIA effettua alcuni controlli sui dati:
Se anche una sola di queste condizioni non è soddisfatta l'importazione viene interrotta e dovrai pertanto controllare i dati, correggerli e re-importarli.
Ecco l’elenco dei campi che puoi importare tramite il tracciato di importazione:
Pur non trattandosi di un software per la gestione del personale UTOPIA consente di ricreare anche a livello grafico l’organigramma dell’organizzazione.
Risulta comunque importante tenere presente che non si tratta di un organigramma che deve rappresentare necessariamente i rapporti gerarchici fra responsabili e sottoposti, né si tratta di un organigramma privacy in cui vengono indicate tutte le figure privacy che ruotano attorno all’organizzazione.
Si tratta di una rappresentazione che deve essere funzionale alla gestione delle autorizzazioni al trattamento, per cui viene lasciata completa libertà all’utente rispetto a come raggruppare e distribuire aree, reparti o uffici.
Attraverso il campo “Nodo Padre” presente all’interno di ogni elemento rappresenti graficamente la struttura organizzativa.
Selezionando un singolo elemento o l’intero organigramma, è possibile effettuarne l’esportazione cliccando su “esporta come”.
Potrai esportare il report degli elementi di organigramma nei seguenti formati:
In entrambi i casi l'esportazione produce un file compresso (.zip) che contiene le informazioni generali dell’organizzazione e del suo legale rappresentante, informazioni sul DPO se nominato e le informazioni relative agli elementi di organigramma.
Più nel dettaglio, quest’ultima parte, contiene:
Usa questa funzionalità per dimostrare di aver attuato concretamente il principio di accountability.
